Aún con todos los avances tecnológicos que tenemos a nuestra disposición, muchas empresas sufren las consecuencias de falta de planificación o desconocimiento de aspectos vitales en el proceso de compras.
Aquí compartimos 3 problemas comunes que afectan al departamento de compras:
1. Aislamiento del comprador
Es de vital importancia que el proceso de compras se trate como una estrategia y no como una táctica. La buena comunicación entre la alta gerencia y el departamento de compras asegurará que la estrategia de compras esté alineada con el objetivo corporativo.
2. Falta de planificación
A veces se pasa por alto los beneficios de una buena planificación inicial del proceso de compras. Se debe dedicar tiempo al desarrollo de la estrategia de adquisiciones y contrataciones, incluyendo las necesidades que se deben cumplir (el porqué se adquiere el bien o servicio) y los criterios específicos que se utilizarán al momento de tomar decisiones.
3. Servicios ≠ Bienes
El tratar las contrataciones de servicios y las adquisiciones de bienes de igual manera pudiera afectar la rentabilidad económica de su organización. Diferentes factores deben ser evaluados en ambos casos, sin embargo muchas organizaciones utilizan el mismo criterio para éstos. El objetivo de compras de bienes debe ser lograr el mejor precio posible en un producto que cumpla ciertas especificaciones.
Esto no necesariamente es cierto para la adquisición de servicios ya que el objetivo en este proceso debe ser lograr la contratación de la compañía que ofrezca el mejor valor por el dinero además de cumplir con las necesidades de su organización. Las compañías deben tomar esto en cuenta e implementar los criterios adecuados para evaluar ambos al momento de comprar.
SOLUCIONES PRÁCTICAS
Aquí compartimos 3 consejos útiles para maximizar la eficiencia del departamento de compras:
1. Enfóquese en las personas
Los que realizan las gestiones de compras son humanos; no son computadoras ni presentaciones. Por lo tanto, su departamento de compras será grandemente beneficiado por empleados con competencias sociales, tales como:
- Habilidad de trabajar en equipo
- Liderazgo
- Capacidad de resolver problemas
Aparte de estas aptitudes sociales, sus empleados deben tener:
- Destrezas en negociación – para tratar con suplidores y otras unidades dentro de la organización
- Destrezas de comunicación – para crear y mantener relaciones profesionales y ser claros en sus comunicaciones
- Destrezas organizacionales – deben dar seguimiento a actividades, y verificar que se cumplan los contratos/servicios
2. Enfóquese en el valor y no sólo en los ahorros en costos
La idea de que las compras de una empresa se tratan solamente de ahorros en costos no necesariamente es cierto. El costo sí es importante, pero el valor es primordial y excede los beneficios financieros.
3. Acoja las prácticas de gestión de riesgo y gestión de desempeño y relaciones con los proveedores
Mediante la gestión de riesgo (Supply Risk Management) y gestión de las relaciones con los proveedores (Supplier Performance and Relationship Management) el comprador podrá:
- Gestionar el desempeño de los proveedores mediante la aplicación de tecnologías, procesos, políticas y procedimientos para apoyar el proceso de compra a través de software para ello.
- Proporcionar la estructura de cómo las relaciones con los proveedores será desarrollada y mantenida.
- Lograr coordinación interna de entrada y de pre-producción, logística y la gestión de inventario.
Los principales proveedores de la oferta y la gestión de contratos de software incluyen:
Los beneficios obtenidos a través de estas prácticas serán vitales para su organización, y pueden representar la clave del éxito para su departamento de compras.
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